Liebe Mitglieder,
zunächst hoffe ich, dass Sie ein wunderschönes Osterfest verbracht haben, das Wetter war uns allen zumindest wohlgesonnen.
Um Sie, wie versprochen, in Bezug auf Informationen auf dem Laufenden zu halten, möchte ich Ihnen folgendes mitteilen:
Heute möchten wir Euch gerne darüber informieren, welche Themen aktuell als nächstes in der Geschäftsstelle zur Bearbeitung anstehen.
Bei einem weiteren ganztägigen Besuch der GS durch Martin Schmucker am Samstag, den 01.April wurden sowohl die Aufgaben im Regelbetrieb – wie Ahnentafeln drucken und versenden / Hundepässe und Trainingskarten ausstellen und versenden / eingehende Post und eingehende Telefonate bearbeiten / Zwingerschutz-Anträge bearbeiten / Titelbestätigungen inkl. DWZRV-Urkunde / Regelmäßige Mitgliederverwaltung / etc. – als auch eine mehrseitige Liste der diversen und akuten einmaligen sowie der regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben gemeinsam mit Frau Wellenberger durchgearbeitet, bewertet und gemeinsam neu priorisiert.
Als nächste Aufgabe muss sich das Team der GS um die Abwicklung der Mitgliedsbeiträge für 2023 kümmern, damit der regelmäßige Geldfluss im Verband auch weiterhin sichergestellt ist. Konkret werden sich Frau Lünig, Frau Richlofsky und Herr Richlofsky um dieses Thema kümmern. Frau Wellenberger wird sich weiter um die Aufgaben in der Buchhaltung kümmern.
Damit die Mitarbeiter sich dieser umfangreichen Aufgabe konzentriert und gemeinsam widmen können, haben wir ein Hilfsangebot aus der Mitgliedschaft des DWZRV angenommen. In den nächsten beiden Wochen – von Mo, 17.04. bis Fr, 28.04. – wird Silke Gottschalk aus Berlin den Telefonservice der Geschäftsstelle übernehmen. Konkret wird Silke von Mo, 17.04. bis Do, 20.04. jeweils von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr telefonisch erreichbar sein. Am Freitag, 21.04. ist die GS telefonisch nicht erreichbar. Von Mo., 24.04. bis Fr., 28.04. ist Silke erneut jeweils von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr telefonisch erreichbar. VIELEN DANK Silke für diese konkrete Unterstützung des Teams der GS. Technisch wird dafür eine zeitgesteuerte Rufumleitung der Telefon-Nr. der GS auf Silke Gottschalk aktiviert. Das technische Verfahren hierfür ist bereits getestet und einsatzbereit. In den übrigen Zeiten in diesen beiden Wochen landen die Anrufe wieder in der GS auf dem bekannten Anrufbeantworter – bewusst ohne Aufzeichnungsfunktion.
Ziel dieser Aktion ist es, dass das Team der GS es durch die Priorisierung der Aufgaben in diesen beiden Wochen schafft, etwa die Hälfte der Mitgliedsbeiträge für 2023 zu bearbeiten. Das bedeutet gleichzeitig aber auch, dass alle anderen Regeltätigkeiten der GS (siehe oben) in diesen beiden Wochen hinter der Bearbeitung der Mitgliedsbeiträge für 2023 zurückstehen müssen und deshalb erst ab Anfang Mai wieder regulär bearbeitet werden. Das gilt natürlich auch für den Email-Eingang der GS unter dwzrv@dwzrv.com[mailto:dwzrv@dwzrv.com]. In dringenden Fällen sprechen Sie bitte Nicole Stangenberg-Frehse[https://www.windhundverband.de/person/nicole-stangenberg-frehse] oder Martin Schmucker[https://www.windhundverband.de/person/martin-schmucker] direkt an. Über das Ergebnis der Aktion werden wir dann erneut berichten.
In den ersten beiden Mai-Wochen ist dann – neben dem Regelbetrieb der GS – die nächste umfangreiche Aufgabe für das Team der GS die Ermittlung und Auszahlung der Kopfgelder für 2022 an die Landesgruppen. Über den Fortgang dieser Arbeiten werden wir ebenfalls erneut berichten.
Wir hoffen auf Euer Verständnis, Eure Rücksicht und Eure Unterstützung für Silke Gottschalk und das Team der GS bei der Bewältigung dieser Ausnahmesituation.
