Neues aus der Geschäftsstelle

Liebe Mitglieder,

heute möchte ich Euch gerne über die weitere Entwicklung der Tätigkeiten in der Geschäftsstelle – durchgeführt vom Team GS – berichten.

Am Freitag, den 05.Mai 2023 habe ich ein weiteres Mal das Team der Geschäftsstelle in Söhlde besucht, um die Umsetzung der nächsten Hilfsangebote gemeinsam zu besprechen und zu planen.

Angelika Heydrich hat sich – neben der Betreuung der Verbandszeitung UW und der Homepage – bereit erklärt, den Druck der Ahnentafeln aus der Geschäftsstelle zu übernehmen. Auch dieses Hilfs-Angebot für das Team GS haben wir gerne angenommen. Nachdem die technischen Voraussetzungen geschaffen wurden und Angelika in den Geschäftsablauf zum Druck der Ahnentafeln eingewiesen wurde, hat Angelika die Aufgabe ab dem 12.06. (KW24) vom Team GS übernommen. VIELEN DANK Angelika !

Außerdem haben wir ein weiteres Hilfs-Angebot vom Dienstleister SBVN aus den Niederlanden angenommen. SBVN unterstützt das Team GS mit 2 Personen remote bei den administrativen Tätigkeiten im Bereich Mitgliederverwaltung und Rechnungsstellung – und hier insbesondere bei der Aufarbeitung des wiederhergestellten Datenbestandes, der die Grundlage für die weitere Administration darstellt. Nachdem auch hier die technischen Voraussetzungen geschaffen wurden, hat SBVN die Unterstützung des Team GS am 13.06. (KW24) aufgenommen.

Am Freitag, den 26.Mai 2023 habe ich die Geschäftsstelle dann ein weiteres Mal besucht und gemeinsam mit dem Team GS die nächsten administrativen Schritte geplant und priorisiert.

Als nächstes wurden die meisten von der Geschäftsstelle genutzten Anwendungen, die bisher auch technisch in der Geschäftsstelle installiert waren, bewusst zu unterschiedlichen Cloud-Lösungsanbietern migriert, um in den Bereichen Datenschutz, Datensicherheit und ortsunabhängige Anwendungsnutzung für die Zukunft zeitgemäß aufgestellt zu sein. Dazu gehören neben der Buchhaltungssoftware auch die Mitgliederverwaltung inklusive der Software zur Auftragsbearbeitung und Rechnungsschreibung.

Am 15.06. (KW24) wurden dann 300 Rechnungen für die Züchterliste erstellt – der Massen-Emailversand der Rechnungen erfolgte aufgrund einer Provider-Beschränkung an den 3 darauffolgenden Tagen.

Der automatisierte Email-Versand erfolgte von der neuen Email-Adresse buchhaltung@dwzrv.com, um sowohl manuelle Rück-Antworten (falsche IBAN / falsche Post-Adresse / etc.) als auch maschinelle Rück-Antworten (Postfach voll / Email-Adresse falsch / etc.) besser kanalisieren und bearbeiten zu können.

Die Abbuchung der Beiträge für die Züchterliste wird am Ende dieser Woche (KW26) zur Bank gegeben und dann im Laufe der kommenden Woche (KW27) abgebucht.

Das alles diente auch als Vorbereitung auf die für die kommende Woche vom 03.-07.07. (KW27) geplante Erstellung und den Versand der gut 3.000 Beitragsrechnungen für 2023. Bitte prüfen Sie bei Lastschrifteinzug vorsorglich Ihre auf der Rechnung angegebene Bankverbindung (IBAN) auf Richtigkeit und melden ggfls. erforderliche Anpassungen an die Geschäftsstelle zurück.

Die Abbuchung der Beitragsrechnungen 2023 ist für die Woche 10.-14.07. (KW28) geplant.

WICHTIG: Durch die Abbuchung der Mitgliedsbeiträge erst im Juli (KW28) entsteht keinem Mitglied ein Nachteil beim Besuch oder der Teilnahme an einer Veranstaltung des DWZRV.

Die Auszahlung der zwischenzeitlich durch die Landesgruppen genehmigten Beträge für die Kopfpauschale 2022, ist ebenfalls für die Woche 10.-14.07. (KW28) geplant.

Als nächste größere Themen ist für Juli und August der buchhalterische Abschluss des Geschäftsjahres 2021 geplant. Für Oktober bis Dezember ist dann der buchhalterische Abschluss des Geschäftsjahres 2022 geplant.

So viel zu den Entwicklungen der Tätigkeiten in der Geschäftsstelle, über die ich weiter berichten werde.

Viele Grüße

Martin Schmucker

Geschäftsführender Vorsitzender